Organizzare un evento da zero. Il dietro le quinte di TheBigFrame.
DropFrame #2 - Cosa succede davvero prima che si aprano le porte
Sabato 28 marzo si tiene TheBigFrame: una giornata formativa dedicata a fotografia, video e intelligenza artificiale, a Villa Pieve Country House, Corciano. Otto relatori, una location da sogno, il supporto di Nikon e EIZO.
Sulla carta sembra un evento come tanti. In realta’, dietro ci sono mesi di lavoro che nessuno vede. E siccome DropFrame esiste per raccontare quello che sta dietro le cose, oggi ti porto nel backstage.
Come nasce un evento (e perche’)
L’idea di TheBigFrame nasce da una constatazione semplice: nel nostro settore si spendono migliaia di euro in attrezzatura ogni anno, ma quasi nulla per il proprio cervello. Obiettivi, luci, gimbal, droni, software - tutti sempre aggiornati. Ma le competenze? Quelle restano al 2019.
Ho voluto creare un evento che non fosse il solito corso con un relatore e venti persone in una sala d’hotel. Volevo qualcosa di multidisciplinare: fotografia e video insieme, AI e business insieme, tecnica e visione insieme. Perche’ nel 2026 queste cose non sono piu’ separate. Chi le tiene separate sta gia’ perdendo terreno.
Trovare 8 relatori (e non morire nel tentativo)
La parte piu’ complicata non e’ stata trovare persone brave. E’ stata trovare persone brave che avessero anche qualcosa da dire dal vivo, senza slide soporifere e senza autocelebrazione.
Ecco chi sale sul palco:
Francesco Francia - Non fara’ un talk. Costruira’ un set fotografico reale con la modella Matilde, mostrando in tempo reale come nasce uno scatto professionale. Schema luce, rapporto col soggetto, gestione dello spazio, resa finale. Luce, macchina, scatto. E per chi ha il Pass Premium e resta alla Big Lounge Night, Francesco torna dietro le luci per un secondo set esclusivo dove puoi scattare anche tu.
Eugenio Fierro (Art Director / AI Specialist) - Mostra come integrare l’AI in campagne pubblicitarie reali, mantenendo il controllo autoriale. Non una demo di tool. Un metodo di lavoro.
Mauro Silvestre (Wedding Photographer) - Ha costruito un workflow che integra software basati su IA per automatizzare selezione, culling, editing di base. Risultato: piu’ tempo per fotografare, meno per il computer.
Gianluca Catzeddu (uno dei pochissimi Adobe Certified Expert in Italia) - Smonta le pipeline di Color Correction e Grading confrontando Lightroom e Capture One. Tecnica pura.
Dalilu’ (Regista & Art Director) - Come creare videoclip musicali professionali senza budget infiniti. Dal ricevimento del brano alla consegna.
Simone Biagini - Droni, sicurezza, normativa e tecnica per trasformare clip aeree in riprese d’impatto.
Gianmarco Terracciano (Business Coach) - Come trasformare il tuo servizio fotografico/video da commodity a bene di lusso.
Prisca Caroli - Il significato profondo della fotografia newborn e di famiglia. Quella che preserva la vita.
Coordinarli tutti e’ un lavoro a se’. Email per sapere che computer usano. Telefonate per allinearsi sui contenuti. Richieste di bio, foto, slide. Ogni relatore e’ un piccolo progetto dentro il progetto.
La macchina della promozione (i numeri veri)
Questa e’ la parte che quasi nessuno racconta, perche’ non e’ sexy. Ma e’ quella che decide se l’evento si riempie o resta una sala vuota con otto relatori imbarazzati.
Ho una lista di circa 10.800 contatti su Brevo (la piattaforma che uso per le email). Ad oggi ho inviato 62 campagne email totali con BrainStudios. Solo quelle dedicate a TheBigFrame sono 4, ognuna con un angolo diverso:
“TBF Last” - la campagna generale: 8.086 destinatari, 36,1% di aperture, 22 clic
“TBF AI Recall” - angolo intelligenza artificiale (Fierro, Silvestre, Catzeddu): 8.046 destinatari, 34,2% di aperture, 33 clic
“TBF FRANCIA Recall” - dedicata al set fotografico live: 8.013 destinatari, 34,3% di aperture, 65 clic
“TBF Video Recall” - angolo video (Dalilu’, Biagini): 7.984 destinatari, 33,9% di aperture, 18 clic
Vedi il pattern? Le aperture sono stabili intorno al 34% - un buon dato. Ma i clic raccontano un’altra storia. La campagna su Francesco Francia ha generato 65 clic (la migliore in assoluto: il set live con la modella incuriosisce). Quella sul video? Solo 18. Su quasi 8.000 email inviate. Tradotto: lo 0,23% delle persone ha cliccato. E di quelle, una frazione compra il biglietto.
Poi ci sono i social. Ho postato in piu’ di 15 gruppi Facebook - da Nikonisti (46.000 membri) a gruppi di AI, da Domiad Photo Network a VideoMakers.net. Ho scritto post diversi per LinkedIn, per Facebook, per X. Ho creato un Reel dedicato. Ho sponsorizzato contenuti. Ho taggato ogni relatore, ogni media partner.
E poi c’e’ stata la ciliegina: Nikon Italia ha inviato una newsletter dedicata a TheBigFrame ai propri contatti. Quando il tuo main sponsor ti supporta cosi’, cambia tutto. Non per i numeri immediati, ma per la credibilita’.
I costi che nessuno ti dice
Organizzare un evento come questo non e’ gratis. Anzi.
La location, il catering per la Lounge Night, i pasti, i roll-up, le stampe, le luci extra, gli spostamenti dei relatori, il Reel promozionale, la campagna Brevo, la sponsorizzazione social. E il mio tempo, che in queste settimane e’ stato assorbito quasi interamente da TheBigFrame.
Le sponsorship (990 euro per lo standard, 1.090 con speech) aiutano a coprire i costi, ma non bastano da sole. Il biglietto parte da 115 euro (Base) e arriva a 167 euro (Premium, che include cena, registrazione video e il set fotografico esclusivo serale).
Il margine? Sottile. Molto sottile. Soprattutto alla prima edizione, dove non hai storico, non hai passaparola, non hai la prova sociale di chi c’era l’anno prima.
Ma non lo faccio per il margine. Lo faccio perche’ credo che questo tipo di evento manchi nel nostro settore. E perche’ se funziona, la seconda edizione sara’ tutta un’altra storia.
Cosa succede a 6 giorni dall’evento
Ti faccio una fotografia di dove sono adesso, mentre scrivo. La mia lista di cose da fare include:
Scrivere a tutti i relatori per conferma tecnica (computer, formati, necessita’)
Contattare Nikon e EIZO per definire i premi
Preparare i roll-up e le stampe
Trovare luci soft aggiuntive per la sala
Coordinare i 20 ingressi gratuiti riservati ai miei studenti dell’Universita’ di Perugia
Ultima campagna email di recall
Creare le grafiche per gli ultimi post social
Prepararmi mentalmente a gestire una giornata di 15 ore
E tutto questo mentre continuo a insegnare all’Accademia, a montare Reel per i clienti, a seguire le lezioni all’universita’, e a essere padre di una bambina di pochi anni.
Il formato: perche’ TheBigFrame e’ diverso
Non e’ un congresso. Non e’ un workshop. E’ una giornata ibrida pensata per funzionare su tre livelli:
Contenuti (9:00-19:30): 8 interventi da 50 minuti, alternati con 3 Brand Space da 20 minuti (dove i partecipanti visitano i banchi di Nikon e EIZO, provano attrezzature, parlano coi referenti) e 1 pausa networking. Totale: 80 minuti dedicati ai brand - perche’ gli sponsor non sono un male necessario, sono parte dell’esperienza.
The Big Lounge Night (21:00-24:00): Cena, musica, atmosfera informale. E per chi ha il Pass Premium, il secondo set fotografico esclusivo con Francesco Francia e Matilde. Tre ore per parlare senza fretta con i relatori e gli altri partecipanti. Il networking vero si fa li’.
Il giorno dopo: chi ha il Premium riceve la registrazione video integrale dell’evento. Chi non e’ potuto venire fisicamente, non perde nulla.
Perche’ ti racconto tutto questo
Per lo stesso motivo del primo numero: perche’ nessuno lo fa.
Se un giorno vorrai organizzare un evento nel tuo settore - e dovresti pensarci, perche’ e’ il modo piu’ potente per costruire autorita’ - saprai cosa ti aspetta. Non il programma patinato sulla landing page. Ma le email alle 23, le sponsorship da rincorrere, i numeri di Brevo che ti dicono che il 99% delle persone ha ignorato la tua newsletter, e le notti in cui ti chiedi se ne vale la pena.
La risposta, per me, e’ si’. Ma la scopriro’ davvero solo sabato sera, quando le luci si spegneranno e guardero’ se la sala era piena o vuota.
Ci vediamo al prossimo numero - dove probabilmente ti raccontero’ com’e’ andata.
Davide
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